“Ik leer veel van de wijsheid van rechters. Hoe ze een taal spreken die heel feitelijk en precies is,” vertelt Caroline Bijvoet. Caroline is schilder en runt een eigen architectenbureau. Daarnaast zit ze sinds 2014 namens de BNA als architect-arbiter in het bestuur van de Raad van Arbitrage voor de Bouw. In deze hoedanigheid werkt ze aan grote en kleine zaken. “Dankzij dit werk ben ik gaan inzien dat contracten en bestekken instrumenten zijn die vrijheid geven in plaats beperkend zijn.”
Waarom ben je architect-arbiter geworden?
“Toen ik na mijn afstuderen aan het werk ging, kwam ik erachter dat ik helemaal niks had geleerd over hoe je een bedrijf runt, hoe je afspraken vastlegt en hoe je ze terug kunt vinden. Ik had het geluk dat ik bij cepezed terecht kwam. Daar bedacht een van de partners, Michiel Cohen, consistente systemen om volgens een bepaalde methodiek documenten en afspraken op te slaan. Dit heeft me in mijn professionele leven enorm geholpen om dingen terug te vinden als er gedoe ontstond. Daarnaast raakte ik gefascineerd door juridische werkelijkheid van mijn werk. Hoe maak je goede afspraken en hoe leg je ze vervolgens goed vast?”
Waarom is het zo belangrijk om als architect alles goed af te spreken en vast te leggen?
“Als architect ben je bezig met het creëren van een nieuwe werkelijkheid door middel van verbeelding. Om dit voor elkaar te krijgen moet je als architect opereren in de verschillende werelden van opdrachtgevers, beleidsmakers, constructeurs, bestekschrijvers en aannemers.”
“In deze werelden wordt meer gewerkt met woorden en getallen dan met beelden. Uiteindelijk is je doel om zoveel mogelijk naar je hand te zetten, zodat je de grootst mogelijke vrijheid hebt. Dit betekent dat je samen met al die partijen kaders creëert die niet onderhandelbaar zijn. Het is dan ook een misvatting dat door zo min mogelijk vast te leggen je vrijheid het grootst is.”
Maar het is toch onmogelijk om alles in een ontwerpproces vast te leggen?
“Dat klopt. Soms is het nodig om bepaalde dingen open te laten om tot een goed eindresultaat te komen. Het werk van een architect is tot op zekere hoogte een creatief proces. Maar alle ontwerpen vallen of staan bij een aantal kernkwaliteiten, bijvoorbeeld de uiterlijke opleverdatum, een bepaalde baksteen of een specifieke ruimte die bijzondere aandacht verdient. Deze kwaliteiten moeten zo goed mogelijk worden vastgelegd in contracten en bestekken.”
Hoe leg je dingen goed vast?
“De meeste conflicten in de bouw ontstaan doordat mensen verschillende talen spreken en elkaar in het proces zijn kwijtgeraakt. Het is daarom essentieel dat je als architect de taal van de partij spreekt met wie je contracten sluit en afspraken maakt. Het is onderdeel van je ambacht. Daarnaast helpt het om stap voor stap in het proces te bekijken wat nodig is om een bepaalde fase goed af te ronden. Maak per fase duidelijke afspraken en leg dit zelf goed vast in bouwverslagen. Zodra een fase is afgerond neem je pols hoogte. Is iedereen nog tevreden met hoe het gaat? Ben jezelf nog happy met waar je nu staat? Dankzij al die fasen heb je als architect gelukkig veel mogelijkheden voor een herkansing en bepaalde zaken bij te draaien of fijn te slijpen.”
Stel dat het toch misgaat, waarom zou je dan de Raad van Arbitrage voor de Bouw inschakelen?
“Vroeger stond het standaard in de contracten dat geschillen worden opgelost door de Raad van de Arbitrage. Dat is niet meer zo. Het grote voordeel van de Raad van Arbitrage is echter dat je niet te maken krijgt met een rechter die niet thuis is in de bouwwereld, maar met experts die een sneller en een deskundig advies kunnen geven. In de raad zijn alle partijen in de bouw vertegenwoordigd – van constructeurs en woningcorporaties tot aannemers, architecten en installatieadviseurs – en worden alle stukken tot in detail doorgenomen.”
Wat vind jij het meest schrijnende van de zaken waar je als architect-arbiter bij bent betrokken?
“Soms gaat het tragisch mis tussen mensen die elkaar goed kennen of zelfs bevriend zijn. Op basis van vertrouwen gaan ze met elkaar een verbintenis aan, maar ze vergeten dingen goed af te spreken en vast te leggen. Door de wazige situatie groeit gedurende het proces vaak het ongenoegen. Mensen voelen zich niet gezien noch gehoord. Langzaamaan verdwijnt het vertrouwen. Als er uiteindelijk een conflict ontstaat, blijken de verschillende partijen toch een eigen werkelijkheid te hebben en is hun relatie voorgoed geruïneerd. Dit is heel naar.”
Hoe ga je hiermee om in je eigen architectenpraktijk?
“Ik weet uit eigen ervaring dat ik mezelf, maar ook de partijen waarmee ik werk, tekortdoe als ik het niet goed vastleg. Natuurlijk maken al die verschillende werelden met hun eigen regels en gebruiken me soms helemaal gek, maar ik heb ze wel allemaal nodig om tot die nieuwe werkelijkheid te komen die ik heb bedacht. Het zou onbewuste arrogantie zijn om die werelden te negeren. Me erin verdiepen hoort bij mijn vak, dus ik probeer er maar zoveel mogelijk plezier uit te halen. Door heel precies en concreet te zijn, verschaf ik helderheid naar alle partijen, waardoor de ruimte ontstaat om te maken wat ik wil.”
Dit interview met Caroline Bijvoet is geschreven in opdracht van de BNA Academie. Bekijk hier ook het actuele cursusaanbod.