“Voor goed projectmanagement zijn soft skills onmisbaar”

“Het grootste gevaar is dat je te snel begint”, vertelt Wendy van Rosmalen. Stellig zegt ze dat je eerst moet denken en dan pas doen. Van Rosmalen is een ervaren projectmanager. In 2004 studeerde ze als architect af aan de Technische Universiteit Eindhoven en ging ook als dusdanig aan de slag, maar als snel trok het projectmanagement. Eerst werkte ze aan relatief kleine projecten bij Olivier + Partners Architecten, daarna grote complexe projecten als strategisch adviseur vanuit CEANconsulting en nu sinds drie jaar als projectmanager bij Wiegerinck. Van Rosmalens hart gaat uit naar projecten die er volgens haar toedoen in de zorg, het onderwijs en het onderzoek. Tijd voor een gesprek over haar drijfveer en wat haar werk inhoudt.

Waarom moet je niet te snel met een project starten?

“Soms wordt vanuit enthousiasme meteen met een project gestart. Die drive is heel mooi, maar de kans is dan groot dat je vroeg of laat in het proces vastloopt, doordat je verwijderd raakt van het beoogde resultaat. Belangrijk is daarom om eerst samen met je opdrachtgever te bepalen wat de aanleiding en de urgentie van het project zijn. Wat is het doel? Wat zijn de randvoorwaarden? Wat zijn de risico’s? Antwoord op deze vragen zijn essentieel voor het slagen van een project. Tijdens het ontwerp- of bouwproces moet je soms lastige keuzes maken. Als je van tevoren samen het uiteindelijke doel hebt bepaald, kun je veel gemakkelijker afwegingen maken.”

Waarom trok het werk van een projectmanager?

“Na mijn afstuderen begon ik bij 19 Het Atelier in Zwolle. Als startend architect was ik soms lange tijd bezig met een klein onderdeel van een gebouw. Ik merkte dat ik ook geïnteresseerd was in het grotere geheel en de organisatie vaneen project. Hoe zorg je ervoor dat het eindresultaat beantwoordt aan wat de opdrachtgever bij aanvang voor ogen had? Hoe kom je met de verschillende disciplines tot een integraal ontwerp dat voor de gebruiker echt goed werkt? Dit vind ik een geweldig mooie puzzel om op te lossen. Daarnaast is mijn werk erg afwisselend. Ik moet er niet aan denken om 40 uur of meer per week achter mijn bureau te zitten. Zo zit ik straks in een bouwvergadering en lopen we daarna nog even over de bouwplaats. En bij wijze van spreken zit ik morgen bij de directie van een ziekenhuis aan tafel.”

Wat is volgens jou de grootste uitdaging als projectmanager?

“Alle teamleden betrokken en enthousiast te houden. Zeker in langdurige projecten. Soms lopen opdrachten wel tien jaar en zijn mensen van begin tot eind betrokken. Hoe houd je het dan leuk? Hoe zorg je dat iedereen aangehaakt blijft wanneer alles ineens anders moet vanwege nieuwe strategische inzichten?”

Hoe geef jij hier vorm aan?

“Allereerst probeer ik zelf het goede voorbeeld te geven door positief te blijven. Daarbij vind ik openheid in het team heel belangrijk. Tot op zekere hoogte bescherm ik mijn team voor de grillen van de opdrachtgever, maar tegelijkertijd deel ik wat er op de achtergrond gebeurt, zodat ze een beter begrip krijgen van de situatie. Mensen willen snappen wat eraan de hand is en het maakt dat het meer een gezamenlijk probleem wordt. Ik heb de leiding, maar hoef het niet alleen op te lossen. De beste oplossingen bedenk je nooit alleen.”

Welke skills heb je als projectmanager nodig?

“De technische of methodologische vaardigheden zijn nodig in een project, maar oprechte interesse en soft skills zijn onmisbaar. Het loont als je de tijd neemt om de ander – intern en extern – in het team te leren kennen. Hiervoor zet ik continu mijn voelsprieten uit. Soms zeg ik niks tijdens een overleg en kijk ik rond om te zien hoe iedereen erbij zit. Ik probeer te achter halen: wat houdt ze bezig? Waar liggen ze van wakker? Waarmee kan ik ze helpen? Zodra je een goede onderlinge relatie hebt, dan kun je samen veel aan.”

Wat doe je als een project moeizaam loopt?

“Allereerst is het belangrijk om te realiseren dat een probleem nooit bij één individu ligt. Er zijn altijd meerdere mensen bij betrokken of het gaat bijvoorbeeld om een situatie die is veranderd. Met die mensen ga ik vervolgens in gesprek, hoe lastig dat ook is. Ik vraag mezelf altijd af: wat zou ik in deze situatie fijn vinden? De vraag ‘hoe gaat het met je?’ is nooit verkeerd. Uiteindelijk benoem ik wat ik zie en probeer ik op een respectvolle manier duidelijk te zijn. Hopelijk krijg ik hiermee een gesprek op gang en komen we samen tot een oplossing.”

Gaat dit altijd goed?

“Helaas niet. Mensen zijn allemaal verschillend en ook ik raak wel eens een verkeerde snaar. Maar ik geloof dat wanneer je intentie goed is, je er altijd samen uitkomt. Daarom werk ik aan het begin van een project al aan de onderlinge relaties en probeer ik een sfeer te creëren waar ruimte is voor waardering en kritiek. Het is belangrijk dat mensen zich vrij voelen om aan te geven als iets niet lukt of als ze ergens tegenaan lopen, maar ook wanneer ze enorm blij zijn.”

Wanneer ben je trots?

“Als ik voel dat het project in een flow zit. Dan werkt iedereen met positieve energie aan het project. Vaak werkt dit door wanneer het project is opgeleverd en is de gebruiker blij met het eindresultaat. Want uiteindelijk doe ik het daarvoor: aansprekende toekomstbestendige omgevingen maken waar mensen blij van worden.“

Dit interview met Wendy van Rosmalen is geschreven in opdracht van de BNA Academie. Bekijk hier ook het actuele cursusaanbod.