3   +   5   =  

Het is juli en Nederland kruipt uit de intelligente lockdown. Voor Ellen Schindler, partner en algemeen directeur bij De Zwarte Hond, een mooi moment om even stil te staan en te reflecteren op afgelopen maanden. Hoe gezond – fysiek en mentaal – zijn haar collega’s de coronacrisis doorgekomen? “Deze tijd vroeg meer dan ooit om het maken van goede morele beslissingen. Projectmatige overwegingen riepen discussies op, maar wonnen uiteindelijk nooit. Als werkgever heb je ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid. De gezondheid van onze medewerkers, en daarmee de mensen om hun heen, staat altijd voorop.”

Bij de Zwarte Hond werken nu zo’n 105 mensen verdeeld over drie vestigingen in Rotterdam, Groningen en Keulen, waardoor de directie te maken had met drie verschillende coronasituaties. “In Keulen hebben ze ‘gewoon’ doorgewerkt. De lockdown in Duitsland had andere consequenties. Daarnaast werken daar maximaal zeven mensen en er is ruimte om goed op afstand van elkaar te kunnen zitten.” Voor de kantoren in Rotterdam en Groningen werden dezelfde regels gehanteerd, al was niet iedereen daar altijd even gelukkig mee: “In het noorden waren ze er eerder aan toe om weer naar het bureau te komen. De situatie was en is daar minder heftig dan in Rotterdam.”

Direct toen duidelijk werd dat het coronavirus ook Nederland was binnen gedrongen, presenteerde Ellen Schindler een plan met verschillende fases: “als dit gebeurt, dan nemen we deze maatregelen”. Hierdoor wist iedereen binnen het bureau al op voorhand waar ze aan toe waren en was het makkelijk schakelen toen coronamaatregelen strikter werden. Ook had het bureau al voor de lockdown haast gemaakt met het aanleggen van een goede IT-structuur. “Een sterke ICT-infrastructuur is niet alleen belangrijk voor een goede communicatie rondom projecten, maar ook voor de communicatie tussen medewerkers. Zo reduceerden we veel stress en frustratie.” Daarnaast profiteerde het bureau van de nieuwe teamstructuur die net was ingevoerd. “Door te werken met verschillende teams hadden de teamleiders gezamenlijk goed zicht op alle medewerkers en waren de lijnen relatief kort.”

“Als je geen positieve mindset hebt, dan kun je als leidinggevende je boeltje beter inpakken”

Positieve mindset

Als leidinggevende vindt Ellen het belangrijk dat het glas altijd halfvol is. “Als je geen positieve mindset hebt, dan kun je als leidinggevende je boeltje beter inpakken.” Zo werd er gevierd wat er te vieren viel en werden ‘as usual’, bloemen, kraamcadeautjes en borrelpaketten geven, alleen nu per post verstuurd. Maar een gevoel van veiligheid bieden door mensen gerust te stellen was een van haar belangrijkste speerpunten de afgelopen maanden. “Zeker in het begin ging er elke week een e-mail uit over waar we stonden als bureau. Gelukkig kon ik elke keer vertellen dat het goed gaat het met bureau, dat mensen zich niet druk hoefden te maken of ze straks nog wel werk zouden hebben.” Tegelijkertijd betekent dit niet dat ze de toekomst rooskleuriger voorstelt dan die is. “Ik vind het belangrijk dat we ons als partners ook kwetsbaar opstellen. Wij weten het ook niet altijd. Dit jaar zitten we volop in het werk, maar we weten nog niet hoe het verloop van 2021 eruit gaat zien. Belangrijk is dat we transparant zijn en open over de stand van zaken.”

“Extra aandacht was er voor werknemers die in de ‘danger zone’ zaten”

Dangerzone

Regelmatig adresseerde Ellen in haar mails wederzijds begrip. “Voor iedereen is de thuissituatie anders, het vinden van een nieuwe werk-privébalans kost tijd en iedereen gaat er anders mee om. Het is niet erg als het even niet lukt, dat mag. Het is geen wedstrijd van wie maakt de meeste uren en wie zit om 9 uur achter de computer. Wees mild voor jezelf, doe zo goed als je kunt en let een beetje op elkaar. Die boodschap was heel belangrijk voor ons.” Extra aandacht was er dan ook voor werknemers die in de ‘danger zone’ zaten. Volgens Ellen waren dit mensen die alleen thuis zitten, mensen met familie op grote afstand of mensen met kleine kinderen thuis. “We hielpen iedereen om een werkbare thuiswerksituatie voor elkaar te krijgen. Bijvoorbeeld met een betere computer, een bureaustoel van kantoor of in uitzonderlijke gevallen een plek op kantoor. Een enkeling die het echt nodig had, mocht op bureau komen werken. Bijvoorbeeld degene die kleinbehuisd met jonge kinderen woont.”

Toen de maatregelen iets werden versoepeld, wilden veel mensen graag weer zo snel mogelijk naar het bureau. “Maar dat kon echt nog niet. Je moet dan streng zijn en het grote plaatje voor ogen houden. We hebben echter wel gekeken naar waar het meest behoefte aan was, en dat was samen sparren over projecten. Vervolgens hebben we het bureau ingericht als een grote vergaderkamer. Alle teamleiders konden dagdelen het bureau boeken, met een maximum van 10 mensen per vestiging. Zo konden we in de gaten houden dat er niet te veel mensen op kantoor zouden zijn.” Deze situatie blijft in ieder geval zo tot aan de bouwvak. In aanloop daarop gaat Ellen ondertussen samen met haar medepartners op zoek naar ‘mengvormen’ tussen op kantoor en thuiswerken. “Het aantal tafels op kantoor in Rotterdam is nu bijvoorbeeld gehalveerd.” Ook staat in Rotterdam voor oktober en november een verhuizing naar een groter kantoor op de agenda. “Daar gaan we naar een situatie van minder-tafels-dan-medewerkers. De afgelopen periode heeft ons geleerd dat we anders om kunnen gaan met thuiswerken. We gaan proberen hoe dat in de toekomst voor ons gaat werken.”

“Het idee dat het noodzakelijk is om 40 uur per week samen te zitten om goed werk te leveren, is ontkracht”

Kans voor vrouwen in de architectuur

Hierop doorpratend wil Ellen graag benadrukken dat voor vrouwen in de architectuur de coronacrisis ook als kans kan uitpakken. “Ik weet als geen ander dat het voor ouders met jonge kinderen – vooral voor moeders wijst de praktijk uit – een hele uitdaging is om tussen 09:00 – 17:00 op kantoor te zitten, zeker als je niet in de buurt woont. Nu hebben we echter aan den lijve ervaren dat dit ook niet altijd nodig is. Het idee dat het noodzakelijk is om 40 uur per week samen te zitten om goed werk te leveren, is ontkracht. Het gaat er uiteindelijk vooral om dat het werk wordt gedaan, iedereen zijn of haar steentje bijdraagt en van toegevoegde waarde is. Dat kan ook vanuit huis en op andere tijden. Bij de inrichting van ons nieuwe kantoor gaan we nu al uit van een andere werkwijze dan voorheen. Dit komt de werk-privébalans van iedereen ten goede. Dus ik zou haast willen zeggen: vrouwen, claim de ruimte die nu is ontstaan!”

Dit interview met Ellen Schindler is geschreven in opdracht van de BNA Academie. Bekijk hier ook het actuele cursusaanbod.